IT-Spezialist in (m/w/d) für Dokumentenmanagement

Salary: 50.000 - 75.000 € per year

Requirements:

Wir erwarten ein erfolgreich abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Informatik, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement, Bauinformatik oder Architektur mit Schwerpunkt Digitalisierung oder gleichwertige Fähigkeiten sowie mindestens drei Jahre praktische Erfahrung.

Wir verfügen über fundierte Kenntnisse und nachweisliche Berufserfahrung in DMS/ECM und/oder CAFM-Architekturen sowie im Betrieb und in der Administration dieser Systeme, einschließlich Rollen- und Berechtigungsmanagement (IAM/RBAC), Monitoring und Single Sign-on.

Wir beherrschen Datenmigrationen mittels Skripten oder SQL, PDF/A und OCR sowie die Integration von Systemen über APIs/ETL; Kenntnisse zu CAD/BIM sowie kollaborativen Datenumgebungen (CDE) nach ISO 19650 sind vorhanden.

Wir bringen praktische Erfahrung im Projekt-, Release- und Change-Management mit, einschließlich Test- und Abnahmeverfahren.

Wir sind mit der Sicherung von Datenqualität vertraut, einschließlich der Definition von KPIs und Qualitätskriterien sowie der Erstellung von Berichten.

Wir unterstützen Anwenderinnen und Anwender im 2nd Level Support, konzipieren und führen Schulungen durch und bauen Key-/Power-User-Strukturen auf.

Wir verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und ausreichende Englischkenntnisse zur Nutzung technischer Dokumentationen und Systeme.

Wir zeichnen uns durch eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, ausgeprägte Problemlösungskompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine hohe Serviceorientierung aus und beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen.

Wir sind bereit, an Fort- und Weiterbildungen teilzunehmen.

Wünschenswert sind Erfahrungen in der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, der Mitwirkung an Vergabeverfahren sowie in der Steuerung externer Dienstleister.

Responsibilities:

Wir sind die zentrale Fachkraft für die digitale Dokumentation und Dateninfrastruktur im Gebäudemanagement.

Wir übernehmen die fachliche und technische Verantwortung für die zentralen Systeme zur Gebäude- und Dokumentenverwaltung, z. B. DMS, ECM, CAFM und BIM.

Wir entwickeln, etablieren und überwachen verbindliche Standards für die Benennung, Ablage und Berechtigungen von Dokumenten und Daten.

Wir definieren Taxonomien, Metadaten und Berechtigungsmodelle.

Wir leiten Digitalisierungsprojekte mit Fokus auf Qualität und Sicherheit, einschließlich Planung, Ressourcensteuerung, Risikomanagement, Test- und Abnahmeverfahren sowie Cutover-Phasen.

Wir bereiten Daten auf, bereinigen Dubletten, Versionen und fehlerhafte Einträge, verschlagworten Inhalte und sorgen für eine reibungslose Migration.

Wir betreuen DMS- und CAFM-Systeme fachlich und technisch.

Wir koordinieren Schnittstellen, steuern externe Dienstleister und sichern Systemstabilität und Sicherheit.

Wir definieren Qualitätskriterien und KPIs, richten QS-Prozesse ein, prüfen regelmäßig die Datenqualität und erstellen Nachweise und Berichte.

Wir stellen sicher, dass alle Daten gemäß gesetzlichen Vorgaben wie Archivrecht, DSGVO und Betreiberpflichten revisionssicher aufbewahrt und nachweisbar sind.

Wir übersetzen rechtliche und interne Anforderungen in klare Arbeitsabläufe.

Wir legen Aufbewahrungsfristen fest, sichern Revisionssicherheit und bereiten externe Prüfungen vor.

Wir unterstützen Fachabteilungen bei komplexen Anfragen im 2nd Level Support.

Wir konzipieren und führen Schulungen durch und fördern Power-User-Strukturen.

Wir dokumentieren Fachwissen im Wissensmanagement und tragen so zur Nachhaltigkeit bei.

Wir bringen eigene Ideen ein, um die Tätigkeit effizient und bedarfsgerecht zu gestalten und an zukünftige Anforderungen anzupassen.

Technologies:

BIM

CAFM

DMS

ETL

IAM

Support

RBAC

SQL

ROS

More:

Wir, die Leibniz Universität Hannover, bieten exzellente Arbeitsbedingungen in einem lebendigen wissenschaftlichen Umfeld und zählen mit mehr als 5.000 Beschäftigten zu den größten und attraktivsten Arbeitgeberinnen in der Region Hannover. Unser Dezernat Gebäudemanagement bewirtschaftet rund 180 Gebäude mit mehr als 19.000 Räumen und übernimmt zentrale Aufgaben für Forschung, Lehre, Studium und Weiterbildung. Wir bieten einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit freundlicher, wertschätzender Arbeitsatmosphäre, moderner Ausstattung, Jahressonderzahlung, 30 Urlaubstagen pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche sowie der Nutzung der Mensen des Studentenwerks. Außerdem fördern wir persönliche und berufliche Weiterentwicklung, bieten ein interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld sowie flexible Arbeitszeitmodelle mit Teilzeit, mobilem Arbeiten und Homeoffice nach Absprache. Familienfreundliche Angebote, Gesundheits- und Sportprogramme sowie ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit Fokus auf Chancengleichheit und Diversität runden unser Angebot ab.

last updated 33 week of 2026