Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant

Über uns

BaehrBots ist ein Energiehandelsunternehmen aus Dresden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen.

Ihre Rolle

Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer Kontakte im CRM

Prioritäten & Fristen: Sie behalten offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt

Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen

Buchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und Mahnwesen

Finanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und Banken

Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-Unterlagen

Behörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und Finanzierungsanträgen

Personal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der Lohnabrechnung

Reisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und Messebesuchen

Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und Softwarelizenzen

Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg

Qualifikation

Ihr Profil

Das bringen Sie mit

Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)

Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle

Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen

Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift

Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack

Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen

Allround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick

Klare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen „erledigen“ und „erst rückfragen“

Ein Plus

Englischkenntnisse

Praxiserfahrung mit DATEV

Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanzen, Recht, Beratung)

Erfahrung mit Behörden, Notariaten und Steuerberatung

Erfahrung mit KI-gestützten Werkzeugen und Freude daran, Routinearbeit zu automatisieren

Führerschein Klasse B

Benefits

Was wir bieten

Wettbewerbsfähiges Gehalt mit echter Perspektive: Je nach Leistung sind Boni, Gehaltserhöhungen und Beförderungen möglich

Eine Schlüsselrolle mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Energieunternehmens

KI-Agenten als Kollegen, die Ihnen Routinearbeit abnehmen

Viel Raum für Entwicklung: persönlich und fachlich, mit monatlichen Entwicklungsgesprächen und klaren Zielen

Weiterbildungsbudget und Zeit für Fortbildung, ob Sprachkurs, KI-Werkzeuge oder Assistenz-Zertifikat: alles, was Sie weiterbringt

Workshops, Messen und Konferenzen, z. B. ees Europe in München, E-world in Essen oder WeAreDevelopers World Congress in Berlin

26 Tage Urlaub, sechs Tage mehr als gesetzlich vorgeschrieben

MacBook und Firmen-SIM-Karte mit unbegrenztem Datenvolumen bei voller Geschwindigkeit, beides auch zur privaten Nutzung

Internationales, hochmotiviertes Team mit regelmäßigen Team-Events

Flexible Arbeitszeiten

Moderner Arbeitsplatz in zentraler, gut angebundener Lage in Dresden

Bewerbung

Klingt nach Ihnen? Dann senden Sie uns Ihren Lebenslauf. Ein Anschreiben ist kein Muss, hilft uns aber sehr, Ihre Ziele und Vorstellungen kennenzulernen. Auch Empfehlungsschreiben und Zeugnisse sind willkommen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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